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〜 SuperSaaSの使い方 〜

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SuperSaaSサービスタイプ予約システム(スケジュール)の設定「プロセス」でできること

サービスタイプ予約システム(スケジュール)のプロセス設定

利用者がスケジュールにアクセスして予約に至るまでのプロセスの設定が行えます。

ユーザーが予約時に行うプロセスの詳細ですに現在設定されているプロセスのフローが表示されます。
スケジュールでの予約プロセス

どんな情報をユーザーが予約時に入力しますか

予約時の入力項目設定

管理画面のユーザーアクセスコントロールで設定された情報項目に対して、予約時に取得する項目を選択できます。

ログイン時に自動的に取得されていますので、ログイン名は対象にできません。

スケジュール用の独自項目は、カスタムフィールドとして2つまで設定可能です。

カスタムフィールドを除く項目でユーザー登録時に取得している情報は、予約時に編集可能な状態で参照入力されますので、ユーザーが何度も同じ内容を入力する必要はありません。

さらに多くの情報を予約時に取得したい場合はフォームを利用しましょう。

設定概要
必須予約時の必須項目となり、入力がない場合は予約できません。
任意予約時に入力を促しますが、入力がない場合でも予約が可能です。
非表示予約時に非表示となり、情報を取得しません。

予約時にフォームを添付して情報を収集しますか

フォームの利用設定

規定の項目以外の情報を記録する手段として、作成登録されているフォームを指定して予約時に入力を促すことができます。
フォームを用いて入力された内容は予約情報に帰属して記録されます。

フォームの利用条件設定
ユーザーが予約を作成する前にフォームに記入してもらう
予約時にフォームが表示され、ユーザーに入力を促します。
入力内容は、予約時の情報同様に利用者が修正など編集が可能です。
予約後に管理者がフォームを追加記入可又ユーザーは閲覧可能
予約時にフォームの入力は促されません。
管理者が予約情報に対して、フォームを追加して情報を入力することができます。
また、入力作成されたフォームの内容は、ユーザーが参照表示することが可能です。
予約後に管理者がフォームを追加記入可しかしユーザーは閲覧不可
予約時にフォームの入力は促されません。
管理者が予約情報に対して、フォームを追加して情報を入力することができます。
入力作成されたフォームの内容は、ユーザーに開示されることはありません。
ユーザーに帰属するフォームの編集や確認は、予約情報詳細ダイアログ左下のアイコンボタンから行えます。
帰属するフォーム情報の確認ボタン

それぞれの予約にIDを追加したいですか

予約IDの表示設定

予約ID(予約情報の管理番号)の開示を選択できます。

表示しない
予約IDは表示しません。
誰にでも表示する
権限に関わらず、予約情報が確認できる利用者すべてに公開します。
管理者、Superusersに対してのみ表示、及びメール内に記載
管理者とsuperuserにのみ予約IDを表示し、各種メールにも予約IDを記載します。

supervisorフィールドを表示したいですか

supervisorフィールドの表示設定

supervisorフィールドを用いている場合、その内容を利用者に開示するかどうかを指定できます。

表示しない
supervisorフィールドは利用者には開示しません。
表示する
編集不可能な項目として、利用者にsupervisorフィールドを開示します。

支払いや承認を必須としますか

支払いプロセスの設定

予約時の支払いと予約認証のプロセス設定です。
課金設定をクリックすることで、管理画面の環境設定支払いの設定へ遷移します。

支払いまたは承認が不要です
予約は承認も支払いも必要がない場合の選択です。
管理者からの承認が必要になります
予約には管理者の承認が必要な場合の選択です。
利用者の予約は仮予約となり、管理者による承認が必要となります。
継続には支払い完了が必要です
予約するためには、支払いを完了する必要がある場合の選択です。予約時に決済が促され、決済が完了するまで予約登録されません。

管理者は決済の必要なく予約を登録できます。
支払いを要求しますがユーザーが後で支払う事を許可します
予約時に支払いを必須とせず、後日支払いを可能として予約を受け付ける場合の選択です。
予約がSuperusersか管理者により作成されたものは自動的に承認されます
チェックを入れることで、管理者、もしくはsuperuserは決済や承認手続きなしで予約を登録できます。
各承認の為に管理者へe-mailを送る
チェクを入れることで、予約が仮登録された時に承認を促すメールを管理者のメールアドレスに配信します。
この通知は管理者以外へ配信することはできません。
管理者以外へ配信したい場合は、メールサーバーやメーラーなどで独自の仕組みを作りましょう。
メールが定型ですので件名(サブジェクト)や本文で機械的な判別が可能です。

予約へオンラインミーティングを追加しますか

【修正更新:2022-05-16】Supervisor fieldに関しての注記修正
注記内容をSupervisorフィールドを表示したいですかの設定で表示するを選択している場合の制限に修正
【修正更新:2022-05-12】「Zoom callsを作成」が追加
SuperSaaSとZoomの連携機能が実装されました
オンラインミーティングサービスとの連携設定

予約にオンラインミーティングの参加URLを紐づけることができます。
既定のオンラインサービスと連携設定を行うことで、予約の時間帯が自動的にオンラインミーティングサービスに同期して反映します。

Supervisorフィールドを表示したいですかの設定で表示するを選択している場合、Zoom callsを作成および、Google Meet callsを作成を選択することはできません
オンラインミーティングのリンクを作成しない
オンラインミーティングサービスとの連携を行いません。
マニュアルにて“Supervisor field” フィールドへのリンクを追加
Supervisorフィールドの項目を用いて、オンラインミーティングへの参加URLを提示できます。
あくまでURLを予約詳細の一項目として提示するのみで、オンラインサービスとの同期連携は行えません。
 
オンラインミーティングサービスのZoomとの同期連携を行います。
Zoomのアカウントと同期することで、SuperSaaSでの予約がそのままZoomのミーティングとして予約日時と同期して登録されます。
当然ですが別途Zoomアカウントを事前に取得しておく必要があります。
また、Zoom側の制約(フリー版ならミーティング予約は40分以内とか一日の登録上限など)にも留意が必要です。
Google Meet callsを作成
オンラインミーティングサービスのGoogle Meetとの同期連携を行います。
Googleのアカウントと同期することで、SuperSaaSでの予約がそのままGoogle Meetの会議として予約日時と同期して登録されます。
管理同期でGoogleカレンダーと同期設定を行っている必要があります。(Googleカレンダーとの同期は有料版SuperSaaSの機能です)

e-mailにより予約の確認をしますか

ユーザーへの予約更新メールの配信設定

予約に対して行われた操作(登録、編集、承認、削除など)を、予約者であるユーザーに確認用メールとして配信することができます。

メール配信のため、ユーザー情報にe-mailの情報があり、正しく登録されていることが前提です。
確認メールを必要としません
確認用のメールを配信しません。
ユーザーに確認メールを送るか送らないか選択してもらいます
確認用メールを必要とするかは、予約時にユーザーが選択できます。
常に確認メールを送信します。Superuserまたは管理者にはオプション
ユーザー操作による予約の登録や編集ごとに、確認用メールを配信します。
操作が管理者の場合は操作のたびに指定できます。

予約を作成した後ユーザーをどこに送りますか

予約後の遷移設定

予約を受け付けた後のホームページの遷移を指定できます。

ユーザーを同じ状態にキープします
予約時と同じページのまま遷移を行いません。
アジェンダページにユーザーを移動
ユーザーのアジェンダ(予約一覧)表示へ遷移します。
URLにユーザーを送ります
指定URLへ遷移します。

予約のリマインダーを送信する必要がありますか

リマインダー、フォローアップの設定

リマインダーメール(予約開始時間が近いことの喚起メール)を配信することが可能です。

リマインダーを送りません
リマインダーメールを配信しない場合の設定です。
e-mailリマインダーを送る
リマインダーメールを指定のタイミングで配信します。
配信のタイミングは15分1時間2時間1日2日3日1週間2週間から選択できます。
メール配信のため、ユーザー情報にe-mailの情報があり、正しく登録されていることが前提です。
SMSリマインダーを送る
SMSを用いたリマインダーメールを指定のタイミングで配信します。
SMSの利用は、管理画面の環境設定SMSゲートウェイで利用可能なSMSが設定されている必要があります。
セットアップのリンクから環境設定SMSゲートウェイへ遷移できます。
リマインダーのコピーを管理者に送る(bcc)
リマインダーメール配信時の宛先BCCに管理者のメールアドレスを加えます。
フォローアップemailを(指定時間)後に送る
予約の開始時間から指定時間後にフォローアップメールが配信されます。
指定時間にはマイナスを用いることができ、フォローアップメールの内容をリマインダーメールのように配信することも可能です。

誰かが予約の変更もしくは新規作成を行なった場合に通知しますか

新規作成通知の設定

予約の登録や更新の情報を、指定のメールアドレスに配信することができます。
配信先のメールアドレスはカンマ( , )をデリミタとして区切ることで複数設定することが可能です。

予約の登録に承認が必要な場合、仮予約は予約の登録に至らないためこのメールは配信されません。承認されて初めて登録としてこのメールが配信されます。
これが連携済みスケジュールに影響する場合、設定した通知及びwebhooksもトリガーします。
チェッックを入れることで、サービスで内包(連携)するリソースタイプスケジュールがあり、そのスケジュールに通知設定や通知系のwebhookが設定されている場合、この設定で行われる通知に同期してトリガーされるようになります。

ユーザーはどのぐらい前に予約の追加や予約の変更が可能ですか

予約制限の条件設定

スケジュール上での操作日時を基準として予約の登録や変更に制限を設定できます。
管理者はこの制限を無視できます。

(指定時間)前から変更や消去は出来ません
予約の開始時間までの猶予が、指定時間より近い場合は予約の編集や削除ができません。
直前の変更やキャンセルを防止するための設定です。
(指定時間)以内に追加は出来ません
予約の開始時間までの猶予が、指定時間より近い場合は予約の新規登録ができません。
直前の新規予約を受け付けないための設定です。
(指定時間)以上前に追加はできません
予約の開始時間までの猶予が、指定時間より遠い場合は予約の新規登録ができません。
遠すぎる予約の受け付けの防止や、予約は直近のみ受け付けたい場合の設定です。

翌日の予約は全て可能

チェックを入れることで、判定が時間単位ではなく日単位の判定になります。

このあたり翻訳がいびつですよね…
英語表示にしたほうが直感的にわかりやすいかも


設定の変更を行う場合は、設定を保存をクリックして更新することを忘れないように注意しましょう。